Πέντε τρόποι για να ακουγόμαστε πιο επαγγελματίες στο τηλέφωνο
Πώς μπορούμε να γίνουμε όλες καλύτερες μιλώντας στο τηλέφωνο για επαγγελματικούς λόγους; Πώς θα αποφύγουμε αμήχανες παύσεις; Ανόητες εισαγωγές; Ή την κακή συνήθεια να καπελώνουμε τον άλλον και να μιλάμε ταυτόχρονα και οι δύο; Όλες μπορεί να κάνουμε λάθη αν δεν βελτιώσουμε τις προβληματικές λεκτικές δεξιότητες μας. Απλά βήματα προετοιμασίας και έξυπνων τακτικών για να βελτιώσουμε την επικοινωνιακή μας ταυτότητα.
Από την Δέσποινα Σάμψων
Πόσα πράγματα μπορούμε να μισούμε σε μια δουλειά; Την αγένεια; Τα τάπερ που βγαίνουν στη μέση της ημέρας και περιέχουν κρύο μπακαλιάρο με σκορδαλιά; Τα κρύα γραφεία με χαλασμένο το σύστημα θέρμανσης; Όλα αυτά – και πολλά ακόμα -, αν και στην κορυφή της λίστας θα μπορούσαν με ευκολία να βρίσκονται οι επαγγελματικές τηλεφωνικές συνομιλίες.
Στον κόσμο των ανοιχτών γραφείων που επιβάλλουν τον συγχρωτισμό όλων των ατόμων μιας επαγγελματικής ομάδας, κλήσεις που εκτελούνται με λάθος τρόπο και ολοκληρώνονται μέσα σε ένα Βατερλό αντιεπαγγελματισμού προκαλούν πάντα κλαυσίγελο Υπάρχουν όμως 5 περιπτώσεις σφαλμάτων που οι επικοινωνιακές δεξιότητες μας βελτιώνονται θεαματικά:
1. Ανεπιθύμητες παύσεις που μας βγάζουν από το παιχνίδι
Όλες το έχουμε ζήσει. Πριν περάσουμε σε ένα άλλο θέμα, ξαφνικά, κολλάμε. Και ξεκινάει ένα μαρτύριο: τι θα νομίζει ο άλλος για εμάς; Μήπως παθαίνω εγκεφαλικό; Οι περισσότεροι ειδικοί συμβουλεύουν κάτι απλό. Να εκμεταλλευτούμε τον χρόνο προς όφελός μας και να αξιοποιήσουμε αυτά τα δευτερόλεπτα, ώστε να ανασυνταχτούμε και να συγκεντρωθούμε στις σκέψεις μας.
Συνοψίζουμε τι έχουμε πει, αποφασίζουμε γρήγορα, αν θέλουμε να προσθέσουμε κάτι ακόμη, αλλιώς περνάμε με μια ελάχιστη παύση στο επόμενο θέμα. Επειδή ενδέχεται ο άλλος να κρατάει σημειώσεις φροντίζουμε από την αρχή της συνομιλίας να κάνουμε ολοκληρωμένες προτάσεις χωρίς παρεμβολές τύπου «να ανοίξω εδώ μια παρένθεση για να πω….», οι οποίες μετά αφαιρούν από τη ροή του λόγου και δυσκολεύουν την επιστροφή στο προηγούμενο πεδίο της συνομιλίας.
2. Λάθος ύφος στη φωνή
Πολλές φορές δεν είμαστε εμείς οι ίδιες στις επαγγελματικές συνομιλίες. Συνεργάτες που έχουμε την ευκαιρία να συναντήσουμε αργότερα εξομολογούνται ότι μας άκουσαν για πρώτη φορά στο τηλέφωνο και ακουστήκαμε αδιάφορες ή βαριεστημένες ή αντιπαθείς. Ενώ όταν μας γνώρισαν από κοντά σε μια επαγγελματική συνάντηση διαπίστωσαν ότι ο τόνος της φωνής μας μάς είχε προδώσει.
Είναι δυνατόν; Κι όμως, ακόμα και στις πιο ευφυείς επαγγελματίες μπορεί να ξεφύγει κάτι τέτοιο, ειδικά αν αποφασίσουν να χρησιμοποιήσουν έναν αυστηρό, σοβαροφανή τόνο. Είναι σαν να φτιάχνουν μπροστά τους μέσα από μια ξύλινη γλώσσα μια βαρετή επαγγελματία που εκτελεί μηχανικά ένα από τα καθήκοντα της ημέρας. Μπορούμε, λοιπόν, πολύ εύκολα να ακουστούμε πιο ενδιαφέρουσες, αν δουλέψουμε λίγο με εξειδικευμένες φωνητικές ασκήσεις σε κάποιο κέντρο ορθοφωνίας.
Τα μαθήματα ρητορικής για δημόσιους ομιλητές είναι πολύ χρήσιμα σε αυτή την περίπτωση καθώς και μερικές απλές συνήθειες. Για παράδειγμα, να μιλάμε σωστά από το διάφραγμα. Να μιλάμε χαμογελώντας – ένα μικρό κόλπο που πλησιάζει περισσότερο προς τον πραγματικό μας εαυτό.
Να έχουμε κάνει πρόβα έχοντας ηχογραφήσει πριν τη φωνή μας σε μια τηλεφωνική συνομιλία, ώστε να μελετήσουμε τις αδυναμίες της φωνής μας και να τονίσουμε τα δυνατά της στοιχεία. Να μην μιλάμε γρήγορα σαν αυτόματα λες και έχουμε προβάρει από πριν τι θα πούμε. Να ακουγόμαστε όσο πιο αυθεντικές και μοναδικές γίνεται… Και φυσικά πρέπει να αποφεύγουμε τα «εεεε….», τα «μμμμ…» και τις επαναλήψεις λέξεων όπως «λοιπόν», «όντως» κ.λπ. που προδίδουν ένδεια λόγου.
3. Απώλεια συνοχής στην κουβέντα
Πριν από σημαντικές κλήσεις, είναι απαραίτητο να προετοιμαστούμε. Δεν σηκώνουμε ποτέ το ακουστικό έτοιμες να αυτοσχεδιάσουμε γιατί θα χάσουμε την μπάλα, το project και κυρίως θα γελοιοποιηθούμε προσπαθώντας να «μπουρδουκλώσουμε» τις σκέψεις μας. Παίρνουμε μπροστά μας το αγαπημένο μας μπλοκ σημειώσεων και καταγράφουμε όλα όσα θέλουμε να πούμε.
Το μυστικό είναι ότι δεν πρέπει να γράψουμε ολόκληρες προτάσεις αλλά να φτιάξουμε ένα σκελετό με σημεία που θα βρίσκονται σε μια νοητή στήλη. Καμία φιοριτούρα, καθόλου επίθετα, καμία περιττή επεξεργασία, λες και γράφουμε έκθεση στο λύκειο. Είμαστε σύντομες και καθώς εξελίσσεται η συνομιλία μας φροντίζουμε να σβήνουμε ό,τι έχουμε ήδη αναφέρει.
Σε ένα ιδανικό επίπεδο η καλύτερη προετοιμασία απαιτεί να έχουμε σκεφτεί τις ερωτήσεις που θα μας κάνουν και να έχουμε αποφασίσει ποια είναι η κατάλληλη απάντηση. Τότε θα μας άξιζε το άριστα…
4. Κακή άρθρωση
Ένα από τα καλά σενάρια στα επαγγελματικά τηλεφωνήματα, είναι ότι υπάρχει μια θεμιτή απόσταση που χαλαρώνει λίγο την κατάσταση. Κανένας δεν μας καρφώνει με το αυστηρό βλέμμα του και μπορούμε να κοκκινίσουμε, να σφίξουμε τα δόντια μας χωρίς να εκτεθούμε στον συνομιλητή μας.
Επομένως, μέσα σε ένα πιο χαλαρό πλαίσιο, θα πρέπει να προσέξουμε και την εκφορά του λόγου μας. Χρησιμοποιούμε μια σύγχρονη, έξυπνη επαγγελματική γλώσσα με λέξεις-κλειδιά που ταιριάζουν με το αντικείμενο της κουβέντας αλλά και την εποχή. Δεν μιλάμε με καθαρεύουσα. Ούτε φορτώνουμε ένα τηλεφώνημα σε Έλληνα συνομιλητή μας με υπερβολική χρήση αγγλικών ή γαλλικών όρων.
Έχουμε προβάρει από πριν δύσκολες, πολυσύλλαβες λέξεις και δεν επιταχύνουμε για να αποφύγουμε σαρδάμ. Δεν τρώμε συλλαβές ούτε «κακοποιούμε» την ελληνική γλώσσα. Έχουμε μελετήσει από πριν αν μια αιτιατική ή γενική πτώση ενός επιθέτου είναι σωστή ώστε να μην γίνουμε ρεζίλι.
Αν συνηθίζουμε να καταπίνουμε κάποιες λέξεις, κάνουμε πρόβα πριν με ένα αγαπημένο μας πρόσωπο που θα μας βοηθήσει να διορθώσουμε εγκαίρως τα λάθη μας.
5. Απροετοίμαστη σε ερωτήσεις
Το έχουμε ζήσει. Εκεί που το τηλεφώνημά μας πηγαίνει σούπερ, σκάει μια ερώτηση που δεν έχουμε ιδέα τι να απαντήσουμε. Συνήθως, μια πρώτη διερευνητική συνέντευξη εργασίας που γίνεται από το τηλέφωνο μπορεί να κρύβει ανάλογες παγίδες.
Η μόνη λύση είναι πραγματικά η προετοιμασία. Αν έχουμε διαβάσει από πριν και προβάρει πειστικές απαντήσεις σε πιθανές ερωτήσεις ανάλογου αντικειμένου, θα καταφέρουμε την επόμενη φορά να σταθούμε στο ύψος των περιστάσεων.
Εξασκούμαστε παντού – οδηγώντας στο αυτοκίνητο, κάνοντας ντους, χαλαρώνοντας στον καναπέ τα Σαββατοκύριακα. Μόνο έτσι – με κόπο δηλαδή-, θα κερδίσουμε τις εντυπώσεις.
