Πώς να οργανώσετε σημαντικά αρχεία και έγγραφα
Η οργάνωση σημαντικών εγγράφων είναι κάτι που μας απασχολεί παραδοσιακά ανά διαστήματα. Και τώρα με την αρχή της νέας χρονιάς, ίσως είναι η κατάλληλη στιγμή να βάλετε σε τάξη όλα εκείνα τα χαρτιά που πρέπει να ξέρετε πού βρίσκονται. Τι να κρατήσετε, πόσο να τα κρατήσετε, πού να τα κρατήσετε… Οι ερωτήσεις που κάνουμε μπροστά στα διάφορα σκόρπια χαρτιά και έγγραφα είναι σταθερά οι ίδιες. Και τόσο βαρετές! Μήπως όμως ήρθε η ώρα να τις αντιμετωπίσουμε;
Από τη Σοφία Κροκιδά
Tips για αρχειοθέτηση χαρτιών και εγγράφων:
- Μειώστε την ποσότητα αλληλογραφίας που λαμβάνετε. Ζητήστε οι λογαριασμοί να σας έρχονται μόνο ηλεκτρονικά, και αποκτήστε μόνο ψηφιακή συνδρομή στις αγαπημένες σας εφημερίδες και περιοδικά.
- Κατεβάστε και εξοικειωθείτε με έναν σαρωτή και μια συσκευή ψηφιακής αποθήκευσης, όπως για παράδειγμα το Evernote και την εφαρμογή Scannable που μπορείτε να χρησιμοποιείτε από το κινητό σας. Οι επιλογές είναι αμέτρητες.
- Χρησιμοποιήστε κρεμαστούς φακέλους για τις κατηγορίες σας, όπως για παράδειγμα «Τράπεζες», «Ιατρικά», «Φόροι» κ.λπ.
- Χρησιμοποιήστε φακέλους αρχείων για τις υποκατηγορίες σας. Για παράδειγμα, οι υποκατηγορίες στην ενότητα “Φόροι” μπορεί να περιλαμβάνουν αποδείξεις και φορολογικά έντυπα.
- Φτιάξτε ένα σταθερό σημείο αποθήκευσης στο σπίτι σας. Αυτό μπορεί να είναι οποιοσδήποτε εκτός λειτουργίας χώρος, όπως το υπόγειο ή η αποθήκη.
Οργανώνοντας σύμφωνα με το τι, πού και για πόσο
Ενεργά χαρτιά: Σε ένα εμφανές σημείο – κρατήστε τα 1-2 εβδομάδες
Τα χαρτιά που είναι ενεργά πρέπει να τα βλέπεις για να τα τακτοποιείς. Για παράδειγμα, λογαριασμοί και σχολικά έγγραφα των παιδιών μπορούν να τοποθετούνται σε ένα έπιπλο στην κουζίνα ή στην είσοδο, πάνω πάνω.
Οικιακά αρχεία αναφοράς:
Γραφείο και επαγγελματικά – Κρατήστε τα από έναν χρόνο έως για πάντα.
Λογαριασμοί – Πετάξτε τους στο τέλος του χρόνου. Μπορείτε να κρατήσετε κάποιους για να έχετε μια ιδέα του τι πληρώνετε και που.
Τραπεζικά – Πετάξτε τα στο τέλος του χρόνου.
Σχολικά – Αποφασίστε ανά παιδί και περίπτωση. Μπορείτε να έχετε δύο φακέλους, έναν για τα έγγραφα του τρέχοντος σχολικού έτους, τον οποίο θα ανακυκλώσετε στο τέλος, και έναν με τους σχολικούς ελέγχους.
Ιατρικά – Μην τα πετάτε. Αρχειοθετήστε τα ανά μέλος της οικογένειας.
Οχημάτων – Κρατήστε τα για όσο έχετε το κάθε όχημα, με ξεχωριστό φάκελο για το καθένα.
Ασφάλειες – Κρατήστε τις για όσο είναι ενεργές, ή μέχρι να ανανεωθούν.
Εργασίες σπιτιού – Κρατήστε για όσο μένετε στο σπίτι.
Φόροι – Κρατήστε φορολογικά αρχεία και επιστροφές μέχρι και 5 χρόνια.
Οικονομικά– Ανάλογα το έγγραφο. Το καλύτερο είναι να συμβουλευτείτε τον λογιστή σας για κάθε ένα από αυτά.
Αποδείξεις – Για μεγάλες αγορές κρατήστε μέχρι να πουλήσετε ή να πετάξετε.
Σημαντικά έγγραφα – Κρατήστε για πάντα. Αυτά περιλαμβάνουν προσωπικά αρχεία όπως πιστοποιητικά γέννησης και θανάτου, διαβατήρια, διαθήκες, και σύμφωνα συμβίωσης.
Συμβόλαια και νομικά έγγραφα – Κρατήστε μέχρι να λήξει το συμβόλαιο, και αποθηκεύστε online. Κατά βάση, κρατήστε για πάντα.
Ενθύμια παιδιών– Κρατήστε τα μέχρι να μπορείτε να τα δώσετε στα παιδιά σας.
Ζωγραφιές και καλλιτεχνίες παιδιών – Κρατήστε τα μέχρι να είστε έτοιμη να τα πετάξετε, να τα ψηφιοποιήσετε ή να τα δώσετε στα παιδιά σας.
Οργανώνοντας την κυκλοφορία των χαρτιών στο σπίτι
Για οτιδήποτε έρχεται μέσω ταχυδρομείου, πετάξτε ό,τι δεν χρειάζεστε απευθείας στον κάδο ανακύκλωσης, εκτός κι αν περιλαμβάνει ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα οπότε θα πρέπει να το καταστρέψετε και να το πετάξετε.
Αν είναι κάτι που έφερε το παιδί σας σπίτι, αν πρόκειται για κάποια πρόσκληση ή κάποιο χαρτί που χρειάζεται την προσοχή σας, αφήστε το στο εμφανές έπιπλο που έχετε επιλέξει ώστε να μην το ξεχάσετε και πετάξτε το, όταν πλέον δεν σας χρειάζεται.
