Πώς να χειριζόμαστε τα emails μας, για να μην… χειρίζονται αυτά εμάς;
Πότε έγινε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μας ο νέος δυνάστης στη ζωή μας; Υπάρχει τρόπος να περιορίσουμε τον χρόνο που αφιερώνουμε στα μηνύματά μας; Γίνεται, δηλαδή, να αποκτήσουμε πιο ουσιαστική επικοινωνία με τους άλλους;
Από τη Δέσποινα Σάμψων
Πόσες φορές νιώσαμε πνιγμένες από το ηλεκτρονικό μας ταχυδρομείο; Ειδοποιήσεις στο κινητό, μηνύματα που δεν προλάβαμε να ανοίξουμε μέσα στην ημέρα και άλλα τόσα που δεν καταφέραμε να απαντήσουμε;
Υπάρχει τρόπος να διαχειριστούμε τα emails μας αυξάνοντας την παραγωγικότητά μας; Γίνεται το inbox μας να μην μας …καταδυναστεύει υποχρεώνοντάς μας να πατάμε συνεχώς refresh;
Για μια σύγχρονη εργαζόμενη το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τείνει να γίνει ένας νέος «αόρατος» δυνάστης.
Σε ένα απαιτητικό περιβάλλον έχει καταγραφεί ότι μπορεί να λάβουμε 126 νέα μηνύματα μέσα σε μια ημέρα και να αφιερώσουμε το 28% του χρόνου μας στο γραφείο για να διεκπεραιώσουμε την αλληλογραφία μας.
Και έχει συνέχεια, αφού θα διακόψουμε 11 φορές μέσα σε μια ώρα για να μπούμε στα emails μας και να ανοίγουμε κάθε νέο εισερχόμενο μήνυμα μέσα σε 6 δευτερόλεπτα από την ειδοποίηση της άφιξής του.
Είμαστε τόσο απαραίτητες σε όλους; Είναι το email ένα μοναδικό εργαλείο επικοινωνίας; Και τι γίνεται με την έλλειψη αυτοσυγκέντρωσης, τη μείωση της παραγωγικότητας και την αύξηση του στρες;
Εξαρτημένες από το inbox
Σε ένα βιβλίο που έγραψε η Jocelyn K. Glei και έχει τον δυναμικό τίτλο: «Κάνε διαγραφή από τη λίστα» – ο πλήρης τίτλος του στα αγγλικά: “Unsubscribe: How to kill email anxiety, avoid distractions, and get real work done” -, η συγγραφέας φωτίζει όλες τις αιτίες που έχουν κάνει τόσο ελκυστικό αυτό το εργαλείο στην επαγγελματική και προσωπική μας επικοινωνία.
Πρώτα απ’ όλα περιέχει το στοιχείο της έκπληξης. Μπαίνουμε, τσεκάρουμε και ξαναμπαίνουμε γιατί ποτέ δεν ξέρουμε τι μπορεί να σκάσει μύτη. Η αδρεναλίνη χτυπάει κόκκινο…
Έπειτα έρχεται το ζήτημα της κοινωνικής ευγένειας. Κάποιος έχει αφιερώσει χρόνο να μας γράψει μια επιστολή κι εμείς αμέσως αισθανόμαστε υποχρεωμένες να ανταποκριθούμε σε αυτή. Αλλιώς θα σφίγγεται το στομάχι μας από τις ενοχές…
Τέλος, κάθε ολοκλήρωση της διαχείρισης των μηνυμάτων μας συνοδεύεται από ένα αίσθημα προσωπικής νίκης. Νιώθουμε τόσο καλά λες και κλείσαμε τον επόμενο πελάτη για την εταιρεία στην οποία δουλεύουμε ενώ στην πραγματικότητα, απλώς, ανοίξαμε τα μηνύματά μας. Δεν κάναμε και κάτι τόσο φοβερό…
Λύσεις υπάρχουν…
Τι μπορούμε να κάνουμε, λοιπόν, για να εξισορροπήσουμε αυτή την κατάσταση; Ο στόχος είναι να αποκτήσουμε ουσιαστική επικοινωνία με τους ανθρώπους που ανταλλάσουμε μηνύματα και όχι να χάνουμε τον πολύτιμο χρόνο μας.
Ας δούμε 4 αποφασιστικά βήματα μπορούν να μας σπρώξουν στον εξορθολογισμό της αλληλογραφίας μας.
1. Αποκτάμε τον έλεγχο
Λένε ότι αν γνωρίζουμε τι τρώμε μέσα στην ημέρα, μπορούμε να μειώσουμε κατά 1/3 τις ποσότητες που καταναλώνουμε. Το ίδιο μπορεί να συμβεί αν καταγράψουμε πόσα emails λαμβάνουμε κατά μέσο όρο μέσα σε μια εργάσιμη ημέρα. Η γνώση είναι το πρώτο βήμα για να αποκτήσουμε τον έλεγχο.
2. Βάζουμε προτεραιότητες
Έχουν όλα τα emails την ίδια σημασία; Είναι το ίδιο σημαντικό κάτι που μας έστειλε το αφεντικό μας με τις εβδομαδιαίες διαφημιστικές προσφορές του σούπερ μάρκετ;
Εξειδικευμένες μελέτες έδειξαν ότι μόλις το 12% από 40 περίπου emails που λάμβαναν οι εργαζόμενοι μπορούσαν να χαρακτηριστούν επείγοντα!
Χρησιμοποιώντας φίλτρα τα οποία θα βάζουν την ετικέτα «Σημαντικό» σε εισερχόμενα emails από συγκεκριμένους αποστολείς, για παράδειγμα τον εργοδότη μας, μειώνουμε τις πιθανότητες του βομβαρδισμού από δεκάδες αδιάφορα μηνύματα.
Παράλληλα με τα εργαλεία, καλό είναι να ομαδοποιούμε και τους αποστολείς ανάλογα με τη σπουδαιότητά τους. Η δημιουργία κατηγοριών για τους σημαντικούς ανθρώπους στους οποίους πρέπει άμεσα να ανταποκρινόμαστε, τους συνεργάτες, τους φίλους, την οικογένεια
3. Απαντάμε με 5 προτάσεις – maximum
Ακούγεται σχεδόν πρόκληση αλλά ένας τρόπος να εκλογικεύσουμε τον χρόνο που περνάμε απαντώντας στο ηλεκτρονικό μας ταχυδρομείο είναι να μην γράφουμε πάνω από πέντε φράσεις στις απαντήσεις μας.
Οτιδήποτε παραπάνω σημαίνει ότι πρέπει να σηκώσουμε το τηλέφωνο και να μιλήσουμε με τον άλλον ή να τον συναντήσουμε.
Η συντομία δείχνει συγκρότηση, ευγένεια και σοβαρότητα στην επικοινωνία ενώ φυσικά εξοικονομούμε και πολύτιμο χρόνο. Σύμφωνα δε με έρευνες που έχουν γίνει, mails που περιέχουν 80-150 λέξεις έχουν τις μεγαλύτερες πιθανότητες να απαντηθούν.
4. Τσεκάρουμε σε τακτά χρονικά διαστήματα τα μηνύματά μας
Μπορεί να φαίνεται δύσκολο αρχικά αλλά το να μοιράσουμε τον έλεγχο των νέων μας μηνυμάτων μέσα σε συγκεκριμένες ώρες μέσα στο ωράριό μας δείχνει κυρίως την στρατηγική μας ικανότητα.
Απενεργοποιώντας τις ειδοποιήσεις εισερχομένων και βάζοντας χρονική ειδοποίηση μόνο στο ημερολόγιό μας, μπορούμε να υλοποιήσουμε αυτό το τελικό βήμα προς τον πλήρη έλεγχο.
Στην πλειοψηφία των εργαζομένων, τρεις φορές μέσα στην ημέρα αρκούν για να ελέγξουν έναν μέσο όγκο μηνυμάτων αλλά κάθε περίπτωση είναι διαφορετική και εξαρτάται από τις επαγγελματικές απαιτήσεις.
